各科室：
现将修订后的《钦州市第二人民医院合同管理办法》印发给你们，请结合实际,认真贯彻执行。
 
   
 

钦州市第二人民医院合同管理办法

   
  第一条   为了加强和规范我院的合同管理工作，维护医院正当权益、保护医院利益和规避合同风险，促进医院对外经济、技术、医疗、科学研究等合作活动的开展，规范合作行为，确保合同履行质量，根据《中华人民共和国合同法》及国家的其它相关法律、法规和政策，并结合我院实际情况，特制定本管理办法。
第二条   本管理办法的适用范围：医院各职能部门、临床科室与外单位以钦州市第二人民医院名义签订的经济、基建项目、采购、共建、技术、医疗、科学研究等合作的所有合同（含协议、合作意向、合作备忘录等）。
第三条   医院合同管理的内容包括：合同的签订、履行、监督、纠纷处理和档案管理等。 
    
　　第四条   医院根据业务类型对合同进行分类，实行二级管理、专业归口制度。授权相关部门对合同实行归口管理，即授权各相关职能部门负责对其业务范围内的合同相关业务进行管理，总的归口管理部门为医院办公室。
各职能部门具体负责的合同业务为：
　　一、人力资源部负责医院人事合同、劳动合同的业务管理；
　　二、医院发展管理部负责与各级乡镇卫生院、社区卫生服务中心各类合作协议的业务管理；
　　三、设备科负责设备及医用耗品的采购及维护等合同的业务管理；
　　四、财务部负责金融业务往来合同的业务管理；
　　五、后勤部负责基建、修缮、后勤物资采购等合同的业务管理;
　　六、药学部负责药品、试剂采购等合同的业务管理；
　　七、科教培训部负责各类专业培训、合作办学、科研、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让等合同的业务管理；
　　八、医院办公室负责单位共建等对外合作项目合同的业务管理及全院合同的协调工作。
其它未列明的合同原则上按管理职能归属相关科室管理，医院办公室协调。 
   
　　第五条   医院所有对外合同必须依据《中华人民共和国合同法》及国家相关法律、法规和政策，并遵照医院的有关规定进行签订，确保医院的合法权益。在合同拟订、谈判过程中实行法人授权委托制度。
　　第六条   各部门对所管理的合同的真实性、合法性、合理性负责，并在合同签订过程中履行以下职责：
　　一、负责审查合同他方的主体资格及资信状况。具体包括：
　（一）营业执照。重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务（经营）范围一致，营业执照的年限及年检情况等；
　（二）从事合同项目的资质证明等。
　（三）合同他方的法人代表身份或法人代表授权委托书。
　（四）必要时要求合同他方提供主要的财务报表以及其从事相关业务的业绩证明材料。
　　二、负责起草或审核合同草案，组织相关人员与合同他方进行合同谈判，重大合作项目（合同金额在100万元以上）须按医院要求组成项目小组，对合同条款进行联合审核。
　　三、负责对合同基本条款的完备情况进行审查。一般包括合同他方当事人的名称或姓名、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等。
　　四、负责或协助处理合同纠纷。
　　五、负责签订补充合同或变更合同。
　　第七条   合同初稿由负责部门起草后，经各相关部门会签、分管院领导或院领导审阅、征询医院法律顾问意见后定稿。定稿后的合同，由负责的职能部门报院长审批并组织签订，重大合作项目须经院务会或者职代会决定。各类合同的补充及变更照此程序办理。
　　第八条   非法定代表人签订的合同须持有法定代表人授权签署的《授权书》。未经医院法定代表人授权，医院任何科室或个人不得擅自代表医院签订任何合同。
　　第九条   对外合同一经签订，主管部门负责跟踪落实合同的执行情况，并监督合同他方履行合同义务，及时向分管院领导报告异常情况，确保合同条款的履行；直至合同履行完毕，通过审计等部门验收；同时如实填写合同履行情况登记表。
   
　　第十条   各部门在订立、变更、解除合同时，必须按规定、流程使用“钦州市第二人民医院”印章。
　　第十一条   合同签订份数视实际情况确定。正在实施中的合同在正式签订完毕三个工作日内，由负责部门将合同原件交由医院办公室统一保管，各部门一律只留存扫描件或复印件；人事合同（协议）、财务日常协议的原件分别由人事、财务部门按相关规定妥善保存管理。医院办公室按规定完成接收、入档、登记等手续。因工作需要使用原件时，需向办公室办理查阅、借出手续。
　　第十二条    法人授予权委托书、重大合同联合审核表、合同审批、会签、合同复印件、合同履行情况登记表等资料一并由负责部门保存并备查，待合同履行完毕后统一移交医院综合档案室保存，人事合同（协议）、财务日常合同（协议）除外。
　　第十三条   各部门按照合同归口管理的分工负责相关合同资料的整理，并建立合同履行情况台帐和报表。
　　第十四条   合同到期并整理立卷后，移交医院办公室综合档案室统一分类和连续编号登记保存。合同档案的范围包括：合同文本草稿、合同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的凭证以及其他有关资料、文件。
   
　　第十五条   各负责部门代表医院与合同他方共同推进合同履行。如遇合作方问题或不可抗力等因素造成合同无法正常履行且经多次协调沟通无果的情形，应在出现问题后5个工作日（合同有效期内）内向分管领导报告；重大合同事项，同时要向医院主要领导汇报。医院成立由院办、监察、财务和审计等部门组成的合同监督检查工作小组，以定期检查与随机抽查相结合的方式，负责对医院各部门所管理的合同及履行情况进行检查监督，对违反本办法的部门和科室进行责任追究。
　　第十六条   未按本办法规定报批、审核、备案，擅自对外签订合同、补充条款、出具与合同相关证明、办理合同履行完成手续等行为，给医院造成经济损失或不良影响的，负责签订合同或经办盖章的人员须承担相应的经济和法律责任；医院同时根据医院制度进行相应处罚。
　　第十七条    科室或个人在合同签订或执行过程中玩忽职守、循私舞弊、索要财物或收受贿赂，医院视情节严重按照有关规定进行责任追究和处理；构成犯罪的，移交司法机关处理。
 　 第十八条   合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《办法》规定妥善处理。由相关业务部门与医院法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。合同纠纷处理或执行完毕的，应及时告知相